Teoras de contenido
Teorías de contenido Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; también son conocidas como teorías de explicación interna; han sido las de mayor difusión, por ello se les llama también teorías tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos. Esta tendencia abarca tres grandes corrientes:1. Jerarquía de las necesidades, de Maslow. Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades básicas y una de crecimiento que le son inherentes:A. Básicas.Fisiológicas: Aquellas que surgen de la naturaleza física, como la necesidad de alimento, reproducción, etc.De seguridad: La necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del medio.Amor o pertenencia: Los deseos de relaciones afectivas con las demás personas.De estimación: La necesidad de confianza en sí mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimación ajena, que se manifiesta en forma de reputación, prestigio, reconocimiento, atención, importancia, etc.B. Crecimiento.Realización personal: El deseo de todo ser humano de realizarse a través del desarrollo de su propia potencialidad.2. Teoría de motivación e higiene, de Herzberg. Propone dos niveles de necesidades:A. Factores de higiene o mantenimiento. Que son aquellos que evitan la falta de satisfacción pero no motivan, tales como el tipo de administración vigente de la empresa, sus políticas, supervisión, salarios, etc.B. Motivadores. Que incluyen realización, reconocimiento, responsabilidad, y el trabajo mismo.1. Factores de mantenimientoAdministración.Factores de la Supervisión.motivación Salario. propuestos Relaciones interpersonales.por Herzberg Condiciones de trabajo.2. Factores motivacionalesRealización.Reconocimiento.El trabajo en sí mismo.Responsabilidad.Progreso.3. Motivación de grupo. Para motivar a un grupo, es necesario considerar ciertos factores tales como:A. Espíritu de equipo. El sentirse identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes, aumenta la productividad del empleado.B. Identificación con los objetivos de la empresa. El coordinar los intereses de grupo con los individuales, y todos con los de la organización, motivará al grupo, ya que éste se autorealizará con la obtención de los objetivos.C. Practicar la administración por participación. Lograr que el trabajador se integre emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa, mediante su participación activa en las decisiones.D. Establecimiento de relaciones humanas adecuadas. La implantación de sistemas adecuados de comunicación y autorrealización dentro de la empresa promueven la eficiencia del personal.E. Eliminación de prácticas no motivadoras. Para elevar la moral de los empleados es necesario eliminar las siguientes prácticas.Teorías del enfoque externo.Llamadas también del aprendizaje o de la modificación de la conducta organizacional, parten del supuesto de que la conducta observable en las organizaciones, así como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos. Mientras que en la teoría tradicional las causas de la conducta son hipotéticas, en la teoría externa los mecanismos ambientales y las conductas se pueden observar de tal manera que el individuo puede aprender que habrá ciertas consecuencias que seguirán a determinadas conductas.Los principales creadores de esta escuela son: Watson, Skinner y, Luthans y Kreitner.Las técnicas y procedimientos básicos de modificación de la conducta más importantes son los que se presentan a continuación:Procedimientos básicos de modificación de la conducta:Estrategias de intervención:Refuerzos (positivos y negativos)CastigosExtinciónProgramas de refuerzo.Discriminación y generalizaciónConductas encadenadasMoldeamiento y modeladoComunicación.La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección.La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.La comunicación consta de tres elementos básicos:Emisor, en donde se origina la información.Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.Receptor, que recibe y debe entender la información.Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionará su clasificación más sencilla:1. Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Ejemplo: correspondencia, instructivos, manuales, órdenes, etc.2. Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Ejemplo: chismes, comentarios, opiniones, etc.Estos tipos de comunicación a su vez pueden ser:A. Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, órdenes, instrucciones.B. Horizontal. Se da en niveles jerárquicos semejantes: memoranda, circulares, juntas, etc.C. Verbal. Se transmite oralmente.D. Escrita. Mediante material escrito o gráfico.Requisitos de la comunicación efectiva.Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:1. Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien va dirigida.2. Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos.3. Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal.4. Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.5. Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.6. Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar sólo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.7. Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.Autoridad.La autoridad es la facultad de que esta investida una persona, dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.Elementos:Mando. Ejercicio de la autoridad.Delegación. La concesión de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado.Tipos de autoridad:1. Formal. Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser:Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo.Funcional. Ejercida por uno o varios jefes, sobre funciones distintas.2. Técnicas o estaf. Nace de los conocimientos especializados de quien lo posee.3. Personal. Se origina en la personalidad del individuo.Delegación.Es en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección y el ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es “hacer a través de otros”,La delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar.Requisitos necesarios para delegar:1. Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc.2. Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada.3. Capacitar al personal en quien se va a delegar.4. Establecer estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organización.5. Convenir sobre las áreas de no delegación.6. El directivo deberá mostrar interés en el desempeño del empleado, en relación con la función delegada.7. Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados.Mando.El ejercicio de la autoridad o mando, asume dos formas:Órdenes.Instrucciones.A. La orden es el ejercicio de autoridad a través de la cual un supervisor transmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada. Para que sea efectiva, deben considerarse los siguientes factores:a) Aspectos motivacionales que deben emplearse al transmitir la orden.b) Transmitirla adecuadamente:§ Por escrito.§ Con claridad y precisión.c) Explicar y fundamentar la necesidad de que se cumpla la orden.d) Oportunidad. Elegir el momento y lugar más apropiados para transmitir la orden.B. Instrucciones. Son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo; los medios más convenientes para transmitirlas son los instructivos y las circulares. Al emitirlas, es necesario considerar los aspectos que se enunciaron en el caso de las órdenes.Liderazgo-supervisión.La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.Este término se aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función.El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante él se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:La productividad del personal para lograr los objetivos,La observancia de la comunicación,La relación entre jefe-subordinado,La correlación de errores,La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina. Existen distintos tipos de teorías gerenciales, una de las más importantes, relativas a la supervisión, es la que crearon Blake y Mouton y que se refiere al grid administrativo.
Definición de empresa
Qué es empresa?Grupo social en el que, a través de la administración del capital, y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad.Clasificación de empresa (Giro o actividad)Industriales. Es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas.Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya seas renovables o no renovables.Manufactureras. Son empresas que transforman las materias primas en productos terminados y pueden ser bienes de consumo final(satisfacen directamente la necesidad del consumidor; prendas de vestir, aparatos electrónicos) y bienes de producción (satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final; productoras de papel, materiales de construcción, maquinaria pesada)ComercialesSon intermediarias entre productor y consumidor, su función primordial es compra-venta de productos terminados. Se clasifican en mayoristas( ventas en gran escala a empresas minoristas, que a su vez distribuyen directamente al consumidor), minoristas ( las que venden productos al menudeo o en pequeñas cantidades al consumidor) y comisionistas (se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación percibiendo por esta función una comisión.Servicio.Brindan un servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. Se clasifican en transporte, turismo, instituciones financieras, servicios públicos : comunicaciones, energía, agua; servicios privados: asesoria, diversos servicios contables, jurídicos, administrativos; promoción y venta, agencias de publicidad.Recursos de una empresa.Es necesario que la empresa cuente con una serie de recursos que, conjugados armónicamente, contribuyan a su funcionamiento adecuado.Recursos materiales: bienes tangibles(edificios, terrenos, instalaciones, materias primas.Recursos técnicos: sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otos recursos (sistemas de producción, sistemas de ventas, sistemas de finanzas, formulas).Recursos humanos: son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social; de ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos.Obreros-oficinistas-supervisores-técnicos-ejecutivos-directores.Recursos financieros: elementos monetarios propio y ajenos con que cuenta una empresa, indispensables para la ejecución de sus decisiones ([financieros propios]dinero en efectivo, acciones, utilidades, [financieros ajenos]prestamos de acreedores y proveedores, créditos bancarios).Áreas básicas de una empresa.Producción: tradicionalmente uno de los mas importantes, formula y desarrolla los métodos mas adecuados para la elaboración de productos (mano de obra, equipo, instalaciones), funciones: ingeniería del producto, planta, industrial, plantación y control de la producción, abastecimientos (trafico, embarque), fabricación, control de calidad (normas y especificaciones).Mercadotecnia: su finalidad es la de reunir factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita. Funciones: investigación de mercados, planeacion y desarrollo del producto (empaque, marca), precio, distribución y logística, ventas, comunicación.Finanzas: se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos. Funciones: financiamiento(planeacion financiera, tesorería), contraloría (contabilidad general, presupuestos).Administración de recursos humanos: su objeto es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitaron y desarrollo. Funciones: contratación y empleo, capacitación y desarrollo, sueldos y salarios, relaciones laborales(comunicación, disciplina), servicios y prestaciones, higiene y seguridad industrial(servicio medico), plantación de recursos humanos(rotación, auditoria de personal.)
Cuestionario de control
1.- Define concepto de control.
Evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.
2.- Importancia del control.
El control es de vital importancia dado que:Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de plantación.Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
4.- Menciona cada uno de los principios con un ejemplo de cada uno.Equilibrio: A cada grupo de la delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.De la oportunidad: Para que sea eficaz el control, debe ser oportuno, es decir aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.De las desviaciones: Todas la variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que la originaron, para evitarlas en un futuro.Costé habilidad: Se debe justificar el costo de este representante en tiempo y dinero.De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas,
5.- Que es un estándar.Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guia o patrón con base en la cual se efectúa el control6.- Herramientas de control.
7.- Tipos de estándares.
En cuanto al método.Estadísticospor apreciaciónTécnicamente elaboradosCuantitativos.FísicosDe costosDe capitalDe ingresoDe programasCualitativos.· Evaluación de la actuación· Curvas de comportamiento· Perfiles
8.- Que es la medición de resultados.
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben de ser definidas de acuerdo con los estándares.
9.- Que es la corrección.
La Utilidad concreta y tangible del control para integrar las desviaciones en relación con los estándares
10.- Porque es importante la retroalimentación.
Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.
11.- Cuales son las características de control.
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacionalOportunidadAccesibilidadUbicación estratégica
12.- Menciona los cuatros factores que comprende el control.
Cantidad, Tiempo, Costo, Calidad
13.- Clasificación de control.
Por sus Áreas: Control de producción, Control de calidad, control de inventarios, Control de compras, Control de mercadotecnia, Control de Ventas, Control de Finanzas, Control Presupuestal, Control de Recursos Humanos.
14.- Menciona tipos de control en el área de producción.
Control de Producción: Busca el incremento de eficiencia, la reducción de costos la uniformidad de calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y graficas.
15.- Menciona los tipos de control en el área de mercadotecnia.
Se refiere a la Evaluación de las eficacias de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia. Comprende áreas como: ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción. Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas en donde se analiza si las metas mercado lógicas se han cumplido o no.
16.- Menciona los tipos de control en el área de recursos humanos.
Su función es la evaluación de efectividad en la implementación de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva acabo básicamente a través de la auditoria de recursos humanos.
17.- Menciona los tipos de control en el área de finanzas.
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros.
Principio de planeación
Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Siendo los siguientes:* Factibilidad.Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.* Objetividad y cuantificación.Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, etc. La planeación será más confiable en tanto pueda ser cuantificada, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.)* Flexibilidad.Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.* Unidad.Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónico en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.* Del cambio de estrategias.Cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos.
Definición administración
¿Qué es administración?
Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.Importancia de la administración.con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes.simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.la productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.a través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.
Características de la administración.universalidad.
Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo.valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener determinados resultados.unidad temporal. Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan asiladamente. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.especificidad. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. Es decir. No puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial.interdisciplinariedad. La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.flexibilidad. Posprincipios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.Contribución a la administración de las siguientes disciplinas:economía. Aporta valiosos datos a la administración: disponibilidad de la matera prima, situación del mercado, mercado de trabajo, problemas de exportación e importación, balanza de pagos.matemáticas. Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas: modelos probabilísticas, simulación, investigación de operaciones, estadística.sociología. Estudio sobre la estructura social de la empresa, sociogramas.ing. en sistemas.ingeniería industrial. Se enfoca en el área de producción en las empresas industriales primordialmente.antropología. Proporciona conocimientos a profundos sobre el comportamiento humano, de ahí la necesidad de conocer otros aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones.filosofía.psicología. Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en áreas como: selección de personal, pruebas psicométricas, recursos humanos, técnicas de motivación, incentivos, conflictos.derecho. Delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de terceros.Funciones del administrador, explicar brevemente cada una de ellas.mecánicasplaneación. ¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer?Propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos, procedimientosorganización. ¿Cómo se va a hacer?División del trabajo- jerarquización, departamentalización, descripciones de funciones.Coordinación.dinámicasdirección. Ver que se haga.Toma de desiciones, integración, motivación, comunicación, supervisióncontrol. ¿Cómo se ha realizado?Establecimiento de estándares, medición, corrección, retroalimentación.
Ensayo de "¿cómo administraré mi vida?
Ensayo: ¿cómo voy a administrar mi vida?Pues mi vida la administrare de acuerdo a mis necesidades y metas que vaya teniendo a lo largo de mi vida, así como los obstáculos que se me presenten. La administraré de tal manera de que a todas mis necesidades le dedique el tiempo suficiente para que dicha necesidad me resulte favorable.Tendré que administrar también otras necesidades, por ejemplo en mi religión, mi bienestar físico para que así siempre esté saludable, y también necesitaré para mis satisfacciones personales.Administraré el tiempo para mi persona, el tiempo para reflexionar y pensar sobre mis hechos y mis metas a seguir, para que así con este tiempo resulte mejor mi vida día con día.En el negocio o trabajo, siempre tendré un porciento de mi tiempo para el, ya que si llegase a excederme de ese tiempo, podría llegar a obsesionarme con el trabajo y descuidar otras cosas.Pensando muy a futuro, si se llega a presentar el matrimonio, ahí tendría que administrar muy bien mi tiempo, disposición y demás, ya que es algo más valioso y difícil de llevar, por lo que necesita más consideración. Y de ahí, pues llegarían los hijos, otro factor muy importante y delicado, ya que sin una buena administración y dedicación a los mismos, se podría perder la buena relación padre e hijo.También muy importante siempre tener en mente las amistades y darle el tiempo que estas se merecen y necesitan para fortalecerla.Y por último reservar y administrar un tiempo para poder salir, y tener diversión y distracción para que así la vida no se me haga monótona y aburrida.
Cuesionario de planeación
1. Que es planeación?
La determinación ce los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro.
2 .Importancia de planeación?
Proporciona el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.Reduce los niveles de incertidumbre que se puede presentar en el futuro, mas no los elimina.Prepara la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.Mantiene una mentalidad futurista teniendo mas visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.Condiciona a la empresa en el ambiente que le rodea.Establece un sistema racional para la toma de desiciones, evitando las corazonadas o empirismos.Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.Las desiciones se basan en hechos y no en emociones.Al establecer un esquema o modelo de trabajo(plan), suministra las bases a través de las cuales operara la empresa.Promueve la eficiencia al eliminar la improvisaciónProporciona los elementos para llevar a cabo el control.Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.La moral se eleva sustancial mente al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos en todos los niveles de la empresa.
3 Elementos del concepto de planeación?
Objetivo: El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados(recordar la pregunta Que es lo que se quiere hacer?Cursos alternos de acción: AL planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.Elección: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión mas adecuada.Futuro: La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, preparase para contingencias y trazar actividades futuras.
4 Menciona los principios y explica cada uno de ellos?
Factibilidad Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actuan en el medio ambiente.Objetividad y cuantificación Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisión y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos arbitrarios, este principio conocido tambien como el principio de precisión, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.Flexibilidad: Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporciones nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El establecer colchones de seguridad puede ocasionar resultados desastrosos.Unidad: Todos lo planes especificos de la empresa debe integrarse a un plan general, y dirigirse a lo largo de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sena consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende en relación al tiempo(largo plazo) , será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, si no que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción(estartegias), y consecuentemente las politicas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.
6- Que es un plan?
Es un resultado del porceso de la planeacion y puede definirse como el diseño o esquemas detallados de lo que habra de hacerese en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.
7 En cuanto a su periodo establecido de que manera se clsisfican los planes?
a) Corto plaso Cuando se determinan para realizarse en un termiono menor o igual a un ano. Estos, a su ves pueden ser.***inmediatos Aquellos que se establecen hasta seis mese.***Mediatos Se fijan para relizarse en un periodo mayor se seis o menor de doce meses.b) Mediano plazo Su delimitacion es por un periodo de uno a tres anos.c) Latgo plazo Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor a tres anos.
8 Que es planeacion estrategica?
Establece los lineamientos generales de la planeacion, sirviendo de base a los demas planes(tacticos y operativos). Es disenada por los miembro e mayor jerarquia de la empresa y su funcion consiste en regir la obtención, uso y disposición, de lo medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, es a largo plaso y comprnde a la empresa.
9 Que es planeacion tactica?
Determina planes mas especificos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estrategicos, ES establecida y coordinada por los directivos de nivel medio(gerentes funcionales), con el fien de poner en practica los recursos de la empresa.
10. Que es planeación operativa?
Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeacion tactica, y su funioon consiste en la formulacion y asignacion de actividades mas detalladas que deben ejecutar los ultimos niveles juridicos de la empresa.
11. Que es un propósito?
Fines esenciales o directrices que definen la razon de ser, naturaleza y caracter, de cualquier grupo social.
12. Clasificación de los propósitos:
Son basicos o trascendentales porque constituyen el funadmento de los demas elementos.* Genericos o cualitativos, porque no se expresan en terminos numericos.Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organizacion.Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado.
13. Importancia de los propósitos:
Sirven de cimiento para los demas elementos de la planeacion. Permiten orientar a los responsables de la planeacion, sobre el curso de accion que deben seguir al formular los planes. Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de resposanbilidad social. Son la razon de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como ensu proyeccion hacia el futuro. Definen el exito o fracaso de una empresa ya que proporcionan las directrices generales de los mismos
14. Característica de los propósitos:
Evitar que la direccion pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o erroneas. Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa. Evitar dogmatizarlos. Deben estar acordes a los valores institucionales del grupo social. No deben utilizarse para intereses personales, sino para el bienestar de la organizacion. Deben implantarse, si es que se han considerado.No deben definirse con frases ambiguas y vacias, el autoengaño no ayuda a la implantacion de planes.
15. Que es investigación?
Proceso que mediante la aplicacion del metodo cientifico, procura obtener informacion revelante y fidedigna con el fin de explicar, describir y precedir la conducta de los fenomenos.
16. Pasos o etapas para lleva a cabo una investigación científica:
Definicion del problema, se determina el problema que se desea resolver. Obtencion de informacion, Recopilacion de datos.Observacion, no se limitan solo a la observacion,tambien puede ser de tipo documental y de laboratorio. Experimentacion, reproduccion de un hecho con el fin de observar sus caracteristicas y modificarlas a su voluntad.Encuesta, recopilacion de datos a traves de cuesionario y entrevista.* Muestreo, tecnicas probabilisticas.
17. Que es un objetivo?
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
18. Clasificación de los objetivos:
Estrategicos o generales, comprenden toda la emrpesa y se se establecen a largo plazo* Tacticos o departamentales, se refieren a una area o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo. Operacionales o especificos, se establecen en niveles o secciones mas especificas de la empresa, se refierene a actividades mas detalladas, e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en funcion de lo objetivos departamentalesy los generales.
19. Lineamientos para establecer objetivos:
Asentarlos por escrito; no confundirlos conlos medios o estrategias para alcanzarlos; al determinarlos, recordad las seis preguntas clave de la admo, que?, como?, donde?, quien?, cuando? Y por que?.
20. Que es una estrategia?
Cursos de accuion general o alternativas, que muestran la direccion y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas.
21. Etapas para establecer estrategias:
La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivosSon lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa, al establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivoSirve como base para lograr los objetivosFacilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que se esperan mejores resultadosEstablecen otras alternativas, como previsión para caso de posibles fallas en la estrategia decididaLa creciente competencia hace necesario su establecimientoDesarrollan la creatividad en la solución de problemas.
22. Lineamientos para establecer estrategias:
Asegurarse de que san consistentes y contribuyan al logro del objetivoDeterminarlas con claridadNo confundir las estrategias con las tácticas, ya que estas ultimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivoConsiderar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir un mayor numero de cursos de acciónAnalizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlasAl establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación.
23. Que es una política?
Es una guía para orientar la acción: son criterios, lineamientos generales a observa en la toma de decisiones, sobre problemas que se repinte una y otra vez dentro de una organización.
24. Clasificación de las políticasEstratégicas o generales.
Se formulan a nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integradaTácticas o departamentales. Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento.Operativas o específicas. Se aplican principalmente aen las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento
25. Lineamientos para la formulación de las políticas:
Establecer por escrito, y dársele validezRedactarse claramente y con precisiónDarse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar coordinarse con las demás políticasRevisarse periódicamenteSer razonable y aplicable a la prácticaEstar acorde con los objetivos de la empresaDebe ser estable en su formulaciónSer flexible.
26. Que es un programa?
Es un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especificas que habrán de realizarse par alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
27. Clasificación de los programas tácticos:
Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad.Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad.
28. Lineamientos para elaborar un programa:
Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecuciónLa determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresaLa aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en el mismoDeben ser factiblesEvitar que los programas se contrapongan entre síDeben establecerse por escrito, graficarse y se precisos y de fácil comprensiónEl programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; así mismo, debe considerar las consecuencias que operan en el futuro.
29. Que es un presupuesto?
Es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
30. Clasificación de los presupuestosEn relación con el nivel jerárquico para el que se determinen puede ser:Estratégicos o corporativos. Cuando se establece en el mas alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organizaciónTáctico o departamentales. Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresaOperativos. Se calculan para secciones de los departamentosDe acuerdo con la forma en que se calculen:Fijos o rígidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.Flexibles. En estos se hacen calculo a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones sin necesidad de hacer cálculos sobre la marchaPro programas. Se calcula con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios.Una minoría tiene un sistema presupuestal integral, miso que debe incluir:Presupuestos de operación. Que abarca presupuestos de: ventas, producción, compras, mano de obra, diversos gatosPresupuestos de capital. Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como: maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, mantenimiento.Presupuesto financiero. En el que se contemplan: balance, estados de resultados, de origen y de aplicación de recursos, de flujo de caja..
31. Consideraciones a elaborar un presupuesto:
Hay que mantener una revisión constante de las cifras fijadasEs difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo de plazoTienen que proporcionar libertas de acción a los dirigentes, por lo tanto, no deben ser muy rígidosDeben manifestar el limite y alcance de las cifras establecidasNo hay que olvidar que el presupuesto de se basa en estimaciones y por ello puede ocultar defectos.
32. Qué es un procedimiento?
Permiten establecer la secuencia para establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas, establece orden cronológico y secuencia de actividades.
33. Pasos para la implementación de un procedimientoIdentificar el planVer que actividades se van a realizarVer el orden en que se van a realizar las actividadesDesignar a un responsable para que se cumpla las actividades.
34. Importancia del procedimiento:
Determina el orden cronológicoPromueve la eficiencia y especializaciónDelimita responsabilidadesDetermina como ejecutar las actividades.
35. Que es una técnica de planeación?
Es la manera imprescindible de valerse de herramientas que permitan al administrador, optimizar los recursos y logar resultados eficientes.
36. Cual es la finalidad de las técnicas de planeación?Que el administrador que las utilice tome las decisiones mas adecuadas de acuerdo a la situación específica del medio y la organización donde actué.
37. Menciona tres técnicas cualitativas de planeación, tormentas de ideas, cadena de fines y medios Grupo T
Control por áreas funcionales
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar alas ejecuciones, tanto a nivel genérico como especifico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de las subfunciones.Control de producciónLa función del control de producción en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. El control en esta área comprende de cuatro funciones:Control de calidadEl Control de la Calidad se posesiona como una estrategia para asegurar el mejoramiento continuo de la calidad. Programa para asegurar la continua satisfacción de los clientes externos e internos mediante el desarrollo permanente de la calidad del producto y sus servicios. Concepto que involucra la orientación de la organización a la calidad manifestada en la calidad de sus productos, servicios, desarrollo de su personal y contribución al bienestar general. La definición de una estrategia asegura que la organización está haciendo las cosas que debe hacer para lograr sus objetivos. La definición de su sistema determinar si está haciendo estas cosas correctamente.La calidad de los procesos se mide por el grado de adecuación de estos a lograr la satisfacción de sus clientes (internos o externos). Esto implica la definición de requerimientos del cliente o consumidor, los m‚todos de medición y estándares contra que comparar la calidad.Control de inventarios.Su objetivo primordial es determinar el nivel mas económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.Un buen control de inventarios permite:Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.Evitar perdidas considerables en las ventas.Evitar perdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenado.Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.Reducir los costos en;: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación.Por lo consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma optima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados.En síntesis, la organización de contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la perdida de un cliente, lo que se traduce en perdidas financieras.Clases de inventarios.Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo.Materiales de proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.Productos terminados. Son lo productos terminados que están listos para su almacenamiento.Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas.Para el control de inventarios se usan: desde métodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposición, kardex de entrada y salida; hasta técnicas mas complejas como la investigación de operaciones.Control de la producciónEl objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.Disminución de tiempos ociososReducción de costos.Evita demoras en la producción.Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes.Incrementa la productividad.Control de comprasRelacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcion verifica el cumplimiento de actividades tales como:Selección adecuada de los proveedores.Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante.Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.Determinación del punto de pedido y de ordenComprobación de preciosEste tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:Compras innecesarias, excesivas y caras.Adquirir materiales de baja calidad.Retrasos en los programas de producción y otras áreas.Control de mercadotecniaSe refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia. La evaluación en toda esta área proporciona fundamentos para:Toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.Desarrollo de planes a corto y mediano plazo.Evaluación de la efectividad de los vendedores.Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia tales como:Planes de producción.Inventarios.Compras.Investigación y desarrollo.Trafico.Innovaciones en planta y equipo.Finanzas: expansiones, funciones, etc.Determinación de las necesidades de efectivo.Necesidades de planta y de recursos humanos.Control de ventasLos pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crédito, aumentar el numero de visitas, reforzar al vendedor a través de campañas publicitarias, revisar periódicamente las visitas de lso vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus áreas de acción y ampliar su perspectiva.Control de finanzasProporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.Establece lineamientos para evitar perdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera ala gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros.Control presupuestalUn sistema de control presupuestal debe:Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, compras, etc.Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos.Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan.Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondientes.Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo.Contribuir a lograr las metas de la organización.Control contableNinguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa.El control contable debe:Proporcionar información veraz y oportuna.Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones.Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones.Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.Costos.Su objetivo, que es aparte de primordial es determinar el costo real de un producto con base en el calculo y análisis detallado de cada uno de lso elementos que intervienen en su fabricación. A través de esta información es posible no solo establecer el precio mas adecuado del producto, sino contar con datos acerca de áreas que requieren atención en cuanto a perdidas, mermas, productos incontables, etc.Auditoria.La auditoria contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar:La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros.Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación sea consistente.Control de recursos humanos.Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoria de recursos humanos.Auditoria de recursos humanos.Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y la interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas.Evaluación de la actuación.Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organización, con base ene estándares de actuación que evalúen resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, perdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otras mas.Evaluación de reclutamiento y de selección.Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis a los objetivos de aspectos como:Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa.Retiros y despidos) las causas que los provocan).Evaluación de capacitación y desarrollo.Es una de las áreas cuya evaluación es mas difícil, pero, también, mas necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:Productividad. Estudios de productividad antes y después del entrenamiento.Desarrollo de personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los recursos de capacitación.Evaluación de la motivación.Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través:Encuestas de actitud.Estudios de ausentismo, retardos y rotación.Frecuencia de conflictos.Buzón de quejas y sugerencias.Productividad.Evaluación de sueldos y salarios.Responde ala pregunta ¿ son los salarios de la empresa equitativos y justos? Alguna de las medidas mas usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control son:Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas regionales de salarios en empresas similares.Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad.Conflictos salariales.Presupuestos de salarios.Evaluación de puestos.Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.La medida de efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:Indices de accidentesParticipación del personal en los programas de servicios y prestaciones.Análisis de ausentismo.Sugerencias y quejas.Estudios de fatiga.Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organización, sin importar a cual departamento pertenezcan, y que los controles y técnicas varían de acuerdo con el tamaño y las necesidades de cada empresa.
Concepto de organización
La organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Según esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como también lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de policía y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).
Principio de la organización
El propósito de la organización: El propósito de la organización es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organicional.Principio de la unidad de objetivosLa estructura de una organización es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de la eficiencia organicional. Una organización es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.Causa de la organización: La causa básica de la estructura organicional es la limitación del tramo de la administración. Si no existiera esa limitación, una empresa no organizada podría tener un solo gerente.Principio del tramo de administraciónEn cada posición administrativa existe un limite al número de personas que pueden manejar con eficacia una persona, pero el número exacto depende de la repercusión de diversas variables subyacentes.La estructura de la organización: autoridad: La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organización, el vínculo que la hace posible, los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo el mando de un administrador y se puede fomentar la coordinación de las unidades organicionales. Es la herramienta con la que el administrador esta en posibilidad de ejercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para el desempeño individual. Algunos de los principios más útiles de la organización están relacionados con la autoridad.Principio escolarCuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto administrativo más alto de una empresa cada puesto subordinado, más clara será la responsabilidad para tomar decisiones y más eficaz la comunicación organicional.Principio de delegación por resultados esperadosLa autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.Principio del carácter absoluto de la responsabilidadLa responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implícita en la autoridad delegada, ni debe ser menor.Principio de unidad de mundoMientras más completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor será el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación de responsabilidad personal por los resultados.Principio de nivel de autoridadEl mantenimiento de la delegación requiere que las decisiones propias de la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la organización.La estructura organicional: actividades departamentalizadas: La organización incluye el diseño de una estructura departamental. Aunque hay varios principios en esta área uno de ellos es de gran importancia.Principio de la definición fundamentalMientras más clara sea la definición de un puesto o un departamento sobre los resultados esperados, las actividades a realizar y la autoridad de organización delega y la comprensión de las relaciones de autoridad e informales con otros puestos, la persona responsable podrá contribuir en forma más adecuada al logro de los objetivos de la empresa.El proceso de organización: Los diversos principios de delegación de la autoridad y de la departamentalización son verdades fundamentales del proceso organicional. Se relacionan con fases de los dos aspectos primarios de organizar: la autoridad y los agrupamientos de actividades.. Existen ortos principios que se refieren al proceso de organizar, a través de cuya aplicación los gerentes obtienen un sentido de proporción o una medida del proceso total de la organización.Principio del equilibrioEn toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.El principio del equilibrio es común a todas las áreas de las ciencias y a toda las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de administración se deben equilibrar con las ineficacias de largas líneas de comunicación. Las pérdidas ocasionadas por el mando múltiple se deben equilibrar con las ganancias provenientes de la pericia y la uniformidad para delegar la autoridad funcional en los departamentos de "stall" y de servicios. Los ahorros de la especialización funcional en la departamentalización se deben equilibrar con las ventajas de establecer departamentos responsables de utilidades, semi independientes por el conducto o por territorio. De nuevo resulta evidente que la aplicación de la teoría de la administración depende de la situación específica.Principio de flexibilidadMientras más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto externo como interno. La empresa que sufre de inflexibilidad, tanto si se trata de resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o líneas departamentales demasiado rígidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente a los retos de los cambios económicos, técnicos, biológicos, políticos y sociales.Principio de facilitación del liderazgoPuesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura organicional contribuya a crear una situación en la que el administrador pueda dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la organización es una técnica para fomentar el liderazgo. Si la asignación de autoridad y los arreglos estructurales crean una situación en la que exista la tendencia a que los jefes de departamentos sean considerados como líderes y en el cual se les ayude en sus tareas de liderazgo la estructuración organicional habrá cumplido una tarea esencial.
Prinicipios de control
Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especificas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y de dinero.De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Concepto de control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser entendida:Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida regulación.Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.También hay otras connotaciones para la palabra control:Comprobar o verificar;Regular;Comparar con un patrón;Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);Frenar o impedir.Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva, debe entenderse el control como:Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.
